○野洲市文書管理規程
平成16年10月1日
訓令第6号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 公文の形式(第6条―第10条)
第3章 事務処理
第1節 文書の収受及び配布(第11条―第15条)
第2節 事案の処理(第16条―第22条)
第3節 文書の浄書及び発送(第23条―第25条)
第4節 執務時間外における文書の取扱い(第26条・第27条)
第5節 掲示(第28条・第29条)
第6節 文書の整理、編さん及び保存(第30条―第39条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書及び公印の取扱いその他事務処理に関する基本的事項を定め、もって事務の能率的かつ円滑な処理を図ることを目的とする。
(事務処理の原則)
第2条 事務は、適正かつ迅速に処理しなければならない。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、本市における事務処理の状況に関して随時調査し、事務が適正、かつ、迅速に処理されるよう指導しなければならない。
(1) 課 野洲市事務分掌規則(平成16年野洲市規則第4号。以下「事務分掌規則」という。)第2条に規定する課及び課内室並びに附置機関をいう。
(2) 課長 事務分掌規則第3条に規定する課長及び室長並びに附置機関の長をいう。
(平28訓令3・追加)
(文書取扱主任)
第5条 文書の取扱いを適正かつ円滑に行わせるため、課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課の庶務担当をもって充てる。
3 文書取扱主任は、上司の命を受け、当該課の文書について次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 発送文書の審査に関すること。
(4) 文書処理状況の調査及び完結文書の整理に関すること。
(5) 文書及び簿冊の保存及び引継ぎに関すること。
(6) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(平19訓令29・平20訓令3・平21訓令7・一部改正、平28訓令3・旧第4条繰下・一部改正)
第2章 公文の形式
(公文の種類)
第6条 公文の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
(3) 訓令 市が所管する機関又はその職員に対して指揮命令するもの
(4) 告示 主として法令、条例の規定に基づき一定の事項を公示するもの
(5) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(6) 指令 申請に対して許可、認可、承認等をするもの
(7) 達 法令、条例の規定に基づき命令するもの
(8) 議案 議会の議決すべき事件につき市長が議会に提出するもの
(9) 往復文 通達、申請、進達、副申、諮問、通知、照会、回答、報告、依頼、建議、答申、願、届等
(10) その他の公文 辞令、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状等
(平19訓令29・平22訓令4・一部改正、平28訓令3・旧第5条繰下)
(3) 公告 番号を付さない。
(4) 議案 議案番号簿(様式第1号に準ずる。)により提出の順序に従い番号を付さなければならない。この場合においては、番号に議の文字を冠しなければならない。
(5) 指令、達、往復文その他一般文書 文書整理番号を付けなければならない。この場合においては、番号に野の文字及び別表第1の記号を冠しなければならない。
(平17訓令2・平19訓令5・一部改正、平28訓令3・旧第6条繰下)
(公文の記名)
第8条 公文の記名は、次に定めるところにより用いなければならない。
(2) 国、県その他官公署の長に発する文書には、市長名を用い、その他事案の内容及び軽重によって、市長名、副市長名又は部長若しくは課長の補職名を用いることができる。
(平19訓令5・平20訓令3・一部改正、平28訓令3・旧第7条繰下・一部改正)
(押印)
第9条 施行する文書には、公印を押印するものとする。
2 施行する文書のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印の押印を省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡
(3) 通知、照会等の文書のうち、軽易なもの
3 施行する文書には、施行の確認をするため原議書と契印しなければならない。ただし、次に掲げる場合に限り、契印を省略することができる。
(1) 前項の規定により、公印の押印を省略する場合
(2) 野洲市公印規則(平成16年野洲市規則第13号)第5条の規定により印影を印刷したもの又は同規則第6条の規定により印影を打ち出したものを施行する場合
(平20訓令3・一部改正、平28訓令3・旧第8条繰下・一部改正)
(公文書式)
第10条 公文書式は、別表第2による。
(平28訓令3・旧第9条繰下)
第3章 事務処理
第1節 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第11条 市に送達された文書、郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物(以下「郵便物等」という。)は、全て総務課において収受し、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。ただし、課に直接送達された文書にあっては、当該課が収受することができる。
(1) 普通文書は、課に分類し、文書取扱主任に配布するものとする。
(4) 官報その他定期刊行物又は軽易な文書は、一定の箇所へ編さつしなければならない。
(5) 審査請求又は訴訟に関する文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に係るものについては、受付印の外に収受時刻を記載し、かつ、その封皮を添付しておかなければならない。
(6) 書留文書及び電報等は、書留郵便物受付簿(様式第5号に準ずる。)に登載し、関係者に配布し、受領印を徴しなければならない。
(平19訓令29・平20訓令3・平22訓令4・平26訓令5・一部改正、平28訓令3・旧第10条繰下・一部改正)
(平19訓令29・一部改正、平28訓令3・旧第11条繰下)
(配布された文書の処理)
第13条 文書取扱主任は、総務課から文書の配布を受けたときはこれを点検し、開封していない文書(親展文書を除く。)にあっては開封した後点検し、その課の主管に属する文書であることを確認した後、次に定めるところにより処理する。
(2) 定例又は軽易と認められる文書については、収発文書件名簿の登載を省略することができる。
2 前項の処理が終わった文書は、速やかに課長に回付する。
(平20訓令3・平21訓令7・平26訓令5・一部改正、平28訓令3・旧第12条繰下・一部改正)
(電話等による通知の処理)
第14条 口頭又は電話により業務連絡及び通知を受けた場合は、口頭のみによる伝達は、これを禁ずる。
2 電話又は口頭によって官公署及び住民から連絡を受けた者は、その要旨を口頭電話伝言(処理)票(様式第9号)に所定の事項を記入し、関係課に回付しなければならない。
(平19訓令29・平20訓令3・一部改正、平28訓令3・旧第13条繰下・一部改正)
第15条 原則として、前条第2項に規定する電話又は口頭による連絡に対する業務上の指示又は連絡は、全て口頭電話伝言(処理)票によらなければならない。
2 完結した口頭電話伝言(処理)票は、主務課で編さんし、保存については、第6節の規定を準用する。
(平26訓令5・一部改正、平28訓令3・旧第14条繰下)
第2節 事案の処理
(事案の処理方針)
第16条 課長は、第13条第2項の規定により回付を受けた文書を閲覧し、自ら処理するものを除くほか、担当に処理方針を指示しなければならない。
2 前項の場合において、事務の性質により直ちに処理することができないものがあるときは、あらかじめその理由を付けてこれを上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。
(平28訓令3・旧第15条繰下・一部改正)
(文書の起案)
第17条 全て、事案の処理は、文書によらなければならない。
2 文書の起案は、次に掲げる事案に係るものを除くほか、回議書(様式第10号)を用いてしなければならない。
(1) あらかじめ主務課長が総務課長に協議して定める書式又は簿冊により処理することができるもの
(3) 軽易な事案で、当該文書の余白に朱書きしての処理又は文書処理書にて処理することができるもの
3 起案は1事案ごとに作成し、件名はできるだけ要旨を明らかにし、末尾に括弧書で文書の種類を記入しなければならない。
4 起案には、起案の理由を明記しなければならない。ただし、本文によって理由を明らかに知ることができるもの又は常例の軽易な事件については、この限りでない。
5 1事案について経費を伴う場合は、その旨を記入しなければならない。
6 公文書の起案は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとし、当該公文書は、易しく分かりやすく作成しなければならない。
(平26訓令5・一部改正、平28訓令3・旧第16条繰下・一部改正)
(回議の順序等)
第18条 職員は、別に定めるもののほか、野洲市事務決裁規程(平成16年野洲市訓令第5号)に基づき合議を行い、職位の順により回議をしなければならない。
(平19訓令5・全改)
(合議)
第19条 配布文書及び起案文書の課内合議は、2人以上の合議を受けなければならない。
2 部外に関係がある事案は、主務部長の裁決を受けた後、同一部内の課外に関係のある事案は主務課長の裁決を受けた後に、当該関係部課長の合議又は供覧を得なければならない。
(平20訓令3・平21訓令7・一部改正)
第20条 合議を受けた課長以上の職位の者は、事案について異議があるときは、主務課長に協議して修正することができる。
2 前項の場合において、協議が整わないときは、意見を記載した付せんを回議書に添えて上司の指示を受けなければならない。
(平20訓令3・一部改正、平28訓令3・旧第21条繰上)
(廃案等の場合の処理)
第21条 事案が廃案となり、又は重要な変更を受けたときは、主務課長は、合議をした課長以上の職位の者にその旨を通知しなければならない。
(平20訓令3・一部改正、平28訓令3・旧第22条繰上)
(文書の審査)
第22条 決裁を受けた起案文書は、次に掲げる事項について文書取扱主任の審査を受けるものとする。
(1) 代決及び専決が適正にされているか。
(2) 関係部課長に合議されているか。
(3) 公文の記名が適当か。
(4) 字句が適当か。
(平19訓令29・一部改正、平28訓令3・旧第23条繰上・一部改正)
第3節 文書の浄書及び発送
(文書の浄書)
第23条 文書の浄書は、主務課で行う。
(平28訓令3・旧第24条繰上・一部改正)
(文書の発送)
第24条 文書の発送は、総務課において行うものとする。
2 文書を発送するときは、主務課の担当者は、回議書に施行の年月日を記入し、総務課が別に定める手続により処理するものとする。
(平19訓令29・一部改正、平28訓令3・旧第25条繰上・一部改正)
(平28訓令3・旧第26条繰上・一部改正)
第4節 執務時間外における文書の取扱い
(文書等の収受)
第26条 執務時間外において市役所に送達された文書及び郵便物等は、当直員が収受するものとする。
2 当該郵便物等の取扱いについては、別に定めるところによる。
(平19訓令5・平19訓令29・平26訓令5・一部改正、平28訓令3・旧第29条繰上・一部改正)
(事務引継)
第27条 当直員が収受した文書及び郵便物等は、その勤務時間が終わった後、直ちに総務課又は交替者に引き継がなければならない。
(平19訓令29・一部改正、平28訓令3・旧第31条繰上・一部改正)
第5節 掲示
(掲示事項)
第28条 野洲市公告式条例(平成16年野洲市条例第3号)に定めるもののほか、市役所の掲示場に掲示する事項は、次のとおりとする。
(1) 告示及び公告
(2) 前号に掲げるもののほか、一般に周知することが適当と認められるもの
(平28訓令3・旧第32条繰上・一部改正)
(掲示期間)
第29条 掲示場に掲示したもので、5日を経過したものは取り外すものとする。ただし、他の法令等の規定により掲示期間に定めのあるものは、この限りでない。
(平28訓令3・旧第33条繰上・一部改正)
第6節 文書の整理、編さん及び保存
(文書整理の原則)
第30条 文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(平28訓令3・旧第34条繰上)
(担当者の文書の整理)
第31条 担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次により区分し、整理しなければならない。
(1) 未処理文書は、担当主査が管理する未処理文書整理箱に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 完結した文書は、処理経過及び分類、種別、認印等につきその完否を確認した上、速やかに文書取扱主任に引き継がなければならない。
(平28訓令3・旧第35条繰上)
(完結文書及び簿冊の整理)
第32条 文書取扱主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、直ちに照査し、次により整理しなければならない。
(1) 同じ種類の文書を年度別に取りまとめ、完結年月日順につづること。
(2) 年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した年度の分につづること。
(平28訓令3・旧第36条繰上・一部改正)
(文書の編さん、保存及び文書目録の作成)
第33条 整理した文書は、文書取扱主任において次により編さんし、装丁しなければならない。
(1) 同一事件であって、数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編さんすること。
(2) 2つ以上の事件で、保存期間を異にする場合においてその事件が相互に関係があり、同一事件として編さんすることが適当なときは、長期間の種別とすること。
(3) 図面、計算書の類を一般文書に編さんするときは、適宜に折りたたみ編さんすること。
(4) 文書の編さんは、厚さ約6センチメートルを標準として製本する。ただし、分冊したものには(1)、(2)等の符号を付け、分冊の区分を示す各項目を標記すること。
2 前項の規定により編さん及び装丁をした文書は、総務課が別に定める手続により、翌年度8月末日までに総務課に引き継がなければならない。
(平28訓令3・旧第38条繰上・一部改正)
(文書保存期間及び分類)
第34条 文書は、その重要度に応じて保存期間を次の5種とする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の分類及び保存種別は、おおむね別表第3のとおりとする。
3 文書取扱主任は、その課に属する文書の分類及び保存種別に変更の理由が生じたときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
4 保存期間は、完結した年の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度による書類は、完結した年の翌年度の4月1日から起算する。
(平28訓令3・旧第40条繰上・一部改正)
(文書の収蔵)
第35条 総務課長は、第33条第2項の規定により引き継いだ文書を書庫に収蔵しなければならない。
(平28訓令3・旧第41条繰上・一部改正)
(書庫の管理)
第36条 書庫は、総務課長が管理し、保存文書の取出しについては、行政選挙担当の指示に従わなければならない。
2 総務課長は、常に書庫内の火気及び盗難に注意し、毎年1回以上手入れを行い害虫等の予防に努めなければならない。
(平18訓令19・平25訓令3・一部改正、平28訓令3・旧第42条繰上・一部改正)
(保存文書の廃棄処分)
第37条 保存期間が満了した文書については、総務課において廃棄処分の手続をとらなければならない。この場合においては、あらかじめ、関係課長に通知しなければならない。
2 課長は、前項後段の規定により通知を受けた場合において、保存期間が満了した文書を引き続き保存する必要があると認めるときは、総務課長に協議して当該文書につき保存期間を延長することができる。
(平28訓令3・旧第43条繰上・一部改正)
(保存文書の借覧)
第38条 課において保存文書を借覧しようとするときは、文書取扱主任が文書貸出カード(様式第13号)を総務課長に提出してその承認を受けなければならない。
2 借覧期間は、10日以内とする。ただし、特に必要があるときは、総務課長は、借覧期間を延長することができる。
3 借覧した文書は、借覧期間内であっても、総務課長が返還を求めたときは、直ちに返還しなければならない。
4 借覧した文書は、汚損し、若しくは抜き取り、又は転貸してはならない。
(平28訓令3・旧第44条繰上・一部改正)
(庁外持出の制限)
第39条 借覧した文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(平28訓令3・旧第45条繰上)
付則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
付則(平成17年訓令第2号)
この訓令は、平成17年1月21日から施行し、改正後の野洲市文書管理規程の規定は、平成17年1月1日から適用する。
付則(平成17年訓令第4号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
付則(平成18年訓令第2号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
付則(平成18年訓令第19号)
この訓令は、平成18年10月1日から施行し、改正後の野洲市文書管理規程の規定は、平成18年4月1日から適用する。
付則(平成19年訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成19年訓令第17号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成19年訓令第29号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
付則(平成20年訓令第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
付則(平成21年訓令第7号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
付則(平成22年訓令第4号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
付則(平成23年訓令第3号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
付則(平成25年訓令第3号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
付則(平成26年訓令第5号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
付則(平成27年訓令第4号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第3号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第8号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第15号)
この訓令は、平成28年10月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第17号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
付則(平成29年訓令第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
付則(平成30年訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
付則(平成30年訓令第11号)
この訓令は、平成30年10月1日から施行する。
付則(令和3年訓令第2号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
付則(令和4年訓令第6号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
付則(令和5年訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
付則(令和5年訓令第13号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
付則(令和6年訓令第18号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第7条関係)
(令6訓令18・全改)
課名 | 記号 | 例示 |
企画調整課 | 企 | 収受、発送文書の記号は、左欄のとおりであるが、扱い方は、野○(記号)第●●号とする。 |
財政課 | 財 | |
広報秘書課 | 広 | |
総務課 | 総 | |
人事課 | 人事 | |
税務納税課 | 税 | |
人権施策推進課 | 人施 | |
人権センター | 人セ | |
市民交流センター | 市交 | |
情報システム課 | 情 | |
市民課 | 市 | |
協働推進課 | 協 | |
危機管理課 | 危 | |
文化スポーツ振興課 | 文ス | |
野洲文化ホール | 野文 | |
さざなみホール | さ | |
中主B＆G海洋センター | 海 | |
総合体育館 | 体 | |
社会福祉課 | 社 | |
市民生活相談課 | 市相 | |
消費生活センター | 消セ | |
障がい福祉課 | 障 | |
発達支援センター | 発 | |
こども課 | こ | |
子育て家庭支援課 | 子 | |
子育て支援センター | 子育 | |
ゆきはたこども園 | ゆこ | |
さくらばさまこども園 | さこ | |
野洲第三保育園 | 野三保 | |
三上こども園 | 三こ | |
篠原こども園 | 篠こ | |
保険年金課 | 保 | |
介護保険課 | 介 | |
高齢福祉課 | 高 | |
地域包括支援センター | 包 | |
健康推進課 | 健 | |
地域医療政策課 | 地医 | |
都市計画課 | 都 | |
建築住宅課 | 住 | |
道路河川課 | 道 | |
土木管理課 | 土 | |
環境課 | 環 | |
野洲クリーンセンター | ク | |
農林水産課 | 農 | |
商工観光課 | 商 | |
会計課 | 会 |
(平19訓令29・平28訓令3・一部改正)
別表第3(第34条関係)
(平28訓令3・一部改正)
文書保存種別に関する基準
永久保存
1 条例又は規則の制定又は改廃に関するもの
2 市の廃置分合及び境界変更に関するもの
3 訓令、告示、内規、通知等で重要なもの
4 郷土史誌の資料となるべきもの
5 基本的な計画及び行政施策等で重要なもの
6 公用施設又は公共施設の設計、管理、運営基準等で重要なもの
7 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
8 議会への提出議案、報告等
9 諮問又は答申
10 報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの
11 許可、認可、指名又は契約、規約等で重要なもの
12 裁決、裁定又は訴訟に関するもの
13 各種統計、年報等で重要なもの
14 表彰に関するもので重要なもの
15 公営企業の管理及び運営の基本に関するもの
16 職員の進退、身分又は賞罰に関するもの
17 各種委員会、審議会等の委員、参与等の任免に関するもの
18 各種委員会、審議会等の議事録その他重要な資料
19 議員、各種委員会、審議会等の委員等の履歴書
20 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの
21 財産の取得、管理及び処分に関するもので重要なもの
22 前各号のほか、永久保存を必要と認めるもの
10年保存
1 訓令、告示、内規、通知等で重要でないもの
2 原簿、台帳等の簿冊で重要でないもの
3 報告、届出、復命又は調査で重要なもの
4 許可、認可、指令又は契約、規約等で重要でないもの
5 請願、建議又は陳情で特に重要なもの
6 職員の給与に関するもの
7 表彰に関するもので重要でないもの
8 職員の出張命令
9 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの
10 前各号のほか、10年の保存を必要と認めるもの
5年保存
1 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの
2 建議又は陳情で重要でないもの
3 税の賦課徴収に関するもの
4 公用、公共用施設の設計及び施工に関するもの
5 各種行政策の施行に関するもので重要なもの
6 職員の諸願届で重要なもの
7 文書、電報、書留、使送等の各種帳簿
8 予算、決算又は出納に関するもので重要でないもの
9 前各号のほか、5年の保存を必要と認めるもの
3年保存
1 建議及び陳情で重要でないもの
2 定例的な業務報告に関するもの
3 各種行政施策の施行に関するもの
4 庁内照復文書
5 職員の諸願届で軽易なもの
6 予算、決算又は出納に関するもので軽易なもの
7 前各号のほか、3年の保存を必要とするもの
1年保存
1 一時の通知、照会等で他日参考を必要としない書類
2 軽易な報告、届出書類
3 庁内各課の軽易な往復文書類
4 職員の諸願、届書類
5 当直日誌
6 前各号のほか、1年の保存を必要とするもの
(平28訓令3・一部改正)
(平28訓令3・一部改正)
(平28訓令3・一部改正)
(平28訓令3・一部改正)
(平18訓令19・平19訓令5・平28訓令3・一部改正)
(平19訓令29・平28訓令3・一部改正)
(平28訓令3・一部改正)
(平26訓令5・全改、平28訓令3・一部改正)
(平28訓令3・令6訓令18・一部改正)
(平28訓令3・全改、令6訓令18・一部改正)
(平19訓令5・平28訓令3・一部改正)
(平28訓令3・旧様式第15号繰上・一部改正)
(平28訓令3・旧様式第20号繰上・一部改正)
