(目的)

第1条　この条例は、市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書が、健全なまちづくりのための市民共有の重要な知的資源として市民が主体的に利用できることを保障するために、公文書の管理に関する市の責務及び基本的事項を定めることにより、公文書の適正な管理を図ることで市政の透明化を推進し、もって市政が適正かつ建設的に運営されるようにするとともに、市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する市の責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条　この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(市の責務)

第3条　市は、市が保有する公文書が、市の政策決定過程及び市の実施する手続の決定過程を記録した市民共有の重要な知的資源であるということ並びに野洲市情報公開条例(平成16年野洲市条例第9号)第22条の規定により公文書が持つ情報を市民が迅速かつ容易に得られるよう努めなければならないことを踏まえ、市が保有する公文書を市民が迅速かつ容易に利用できるよう、主体的に公文書の管理に取り組まなければならない。

(法令等との関係)

第4条　公文書の管理については、法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

(文書の作成)

第5条　実施機関の職員は、第1条の目的を達成するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(公文書の整理)

第6条　実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、当該公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(公文書ファイル等の保存)

第7条　実施機関は、公文書ファイル及び単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について、当該公文書ファイル等の保存期間が満了する日までの間、その内容、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(公文書検索資料の作成等)

第8条　実施機関は、野洲市情報公開条例第25条の規定に基づき、公文書の検索に必要な目録を作成し、一般の閲覧に供するものとする。

(公文書ファイル等の廃棄)

第9条　実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等を廃棄するものとする。

(公文書の管理状況の公表)

第10条　市長は、毎年、実施機関における公文書の管理の状況を取りまとめ、その概要を公表するものとする。

(公文書の管理に関する定め)

第11条　実施機関は、公文書の管理が第5条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、公文書の管理に関する定めを設けなければならない。

(報告及び審議会での調査、審議等)

第12条　実施機関は、次の各号に掲げる場合は、あらかじめ、その旨を市長に報告するよう努めなければならない。

(出資法人への要請)

第13条　実施機関は、市が出資その他財政支出等を行う法人であって、実施機関が定めるものに対し、この条例の規定による市の措置に準じた措置を講ずるよう指導に努めるものとする。

(研修)

第14条　実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(委任)

第15条　この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、実施機関が定める。